Bei unseren Projekten im Bereich IT-Innovation ist es oftmals unsere Aufgabe, dem Kunden mit der Definition und Rechtfertigung des Investments zu helfen.
Alle haben von Use Case und Business Case gehört. Aber für was genau stehen diese Begriffe und wie unterscheiden sie sich?
Je technischer die Herausforderung, desto mehr lässt es sich in ein Use Case einteilen (löst ein technisches Problem/ Herausforderung). Je mehr es den einfluss auf die Kosten oder den Profit beziffert, desto eher lässt es sich als Business Case einteilen. Die Grenzen verlaufen hier fließend, denn das eine schließt das andere nicht aus.
Das letztere ist oft aufwändiger aufzubauen, denn es verlangt auch die Einbeziehung der Finanz – Analytiker, Controller sowie Buchhalter und das zusätzlich zur IT-Abteilung und der Fachabteilung, welche am Ende das Resultat des Projektes nutzen wird.
Wieso tut man sich dann ein Business Case an? Ganz klar, weil es für das Unternehmen viel leichter ist zu entscheiden, ob man in das Projekt überhaupt investieren soll – wenn man die Kosten und die dafür gewonnenen Vorteile vergleicht.
Hier im folgenden die unterschiedlichen Ziele und Anwendungsbereiche des Use Cases und Business Cases im Vergleich:
Definition und Ziel
Ein Use Case beschreibt, wie ein Benutzer ein System nutzt, um ein Ziel zu erreichen. Es konzentriert sich auf technische Anforderungen und Funktionalitäten.
Ein Business Case zeigt die wirtschaftliche Rechtfertigung eines Projekts auf, analysiert Kosten, Nutzen und Alternativen.
Fokus und Inhalte
Use Cases sind technischer Natur und prozessorientiert. Sie dokumentieren Szenarien, Akteure, Interaktionen und erwartete Ergebnisse.
Ein Business Case ist strategisch und geschäftsorientiert. Enthalten sind darin Problembeschreibungen, Kosten-Nutzen-Analyse sowie Risiken und Empfehlungen.
Einbindung in den Projektlebenszyklus
Use Cases werden in der Anforderungsphase genutzt, um die Entwicklung und Tests zu leiten.
Business Cases kommen in der Initiierungsphase zum Einsatz, um Entscheidungen über Projektstarts zu unterstützen.
Komplexität und Erstellung
Ein Use Case ist oft weniger komplex und konzentriert sich auf einen klar definierten Anwendungsfall.
Ein Business Case erfordert tiefere Analysen, wie ROI-Berechnungen und Risikoabschätzungen, und ist daher aufwändiger.
Praxisbeispiele
Use Case: Ein Mitarbeiter nutzt ein Zeiterfassungssystem, um Arbeitszeiten zu dokumentieren.
Business Case: Einführung eines neuen Systems, das Verwaltungskosten um 20 % reduziert.
Übersicht Unterschied zischen Use Case und Business Case:
Use Case | Business Case | |
Definition und Ziel | Beschreibt, wie ein Benutzer ein System nutzt, um ein Ziel zu erreichen. | Wirtschaftliche Rechtfertigung eines Projekts; analysiert Kosten, Nutzen und Alternativen |
Fokus | Technisch und prozessorientiert. | Strategisch und geschäftsorientiert. |
Erstellungsprozess | Erstellt von Business-Analysten und Entwicklern. | Erstellt von Projektleitern, Finanzanalysten und Managern. |
Inhalte | Szenarien, Akteure, Interaktionen, erwartetes Ergebnis. | Problem, Lösung, Kosten-Nutzen-Analyse, Risiken, Handlungsempfehlung |
Einbindung in Projekt | In der Anforderungsphase zur Definition von Anforderungen. | In der Initiierungsphase zur Entscheidung, ob das Projekt gestartet wird. |
Komplexität | Relativ einfach, besonders bei begrenztem Anwendungsbereich. | Komplexer, da wirtschaftliche Modelle und strategische Analysen erforderlich sind |
Beispielinhalte | Szenarien mit klar definierten Schritten und Ergebnissen. | ROI, Payback-Periode, SWOT-Analyse, Alternativenanalyse |
Entscheidungsfindung | Klärt technische Anforderungen. | Unterstützt die Führungsebene bei der Genehmigung des Projekts. |
Fazit
Use Cases spezifizieren technische Anforderungen, während Business Cases den geschäftlichen Nutzen eines Projekts aufzeigen. Beide sind essenziell für den Erfolg eines IT-Projekts.
Wir bei Datasense Consulting beschäftigen uns mit diesem Thema. Wir helfen Ihnen gerne dabei, das volle Potential Ihres Investments zu erreichen.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf - wir beraten Sie gerne!
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